W organizacjach tego typu może się wydawać, że każdy przypadek jest inny i wymaga indywidualnego podejścia, których to wymagań nie da się pogodzić ze standaryzacją. To jednak tylko pozory, które przy zachowaniu odpowiednich priorytetów i staranności można szybko zweryfikować.

Konieczne jest tutaj ostrożne zrównoważenie troski o zadowolenie klienta z potrzebą zarządzania, kontroli i ulepszania poziomu i skali świadczonych przez firmę usług. W przeciwnym wypadku istnieje duże prawdopodobieństwo, że wcześniej czy później organizacja natrafi na barierę rozwoju spowodowaną szybko rosnącym zapotrzebowaniem na nowych pracowników, kosztami opracowywania istniejących rozwiązań od nowa, utraty wiedzy wraz z rotacją pracowników czy zwykłych kosztów jakości wynikających z braku powtarzalności procesów.

Jak w wielu obszarach z pomocą przychodzi technologia i scentralizowane systemy wspomagania zarządzania wraz z katalogami produktów i usług.

Katalogi produktów i usług powinny z jednej strony zawierać możliwość elastycznego definiowania pełnego zestawu potrzeb jakie prezentuje klient, a z drugiej strony wymuszać i strukturyzować pewien zestaw minimalnych informacji, które są niezbędne organizacji nie tylko do celów uporządkowania samego procesu produkcji/usługi, ale również do analizy jego wydajności. Oznacza to, że katalogi powinny nie tylko obejmować sam fakt świadczenia danej usługi i jej szczegóły, ale również głębsze informacje o strukturze, relacje i powiązania z kontrahentami oraz wymagania procesowe.

I choć tego rodzaju rozwiązanie oznacza dodatkowy nakład pracy związany z katalogowaniem i gromadzeniem informacji oraz w początkowej fazie może wymagać zaangażowania dodatkowego czasu i środków to szybko pokazują się jego korzyści oraz nowe możliwości, jakie takie podejście otwiera.

Obecność ustrukturyzowanych katalogów produktów i usług w widoczny sposób wpływa na powtarzalność i jakość wspieranego przez nie procesu. Bez względu na to kto realizuje zadanie (i na poziom jego doświadczenia) zestandaryzowane katalogi wymuszają minimalny poziom informacji, jego formę i jakość. Minimalizuje to problemy wynikające z różnego podejścia i standardów poszczególnych osób zapewniając spójny (i co ważne dostępny dla wielu osób) zestaw informacji do dalszego wykorzystania w ramach bardziej szczegółowych procesów.

Tutaj dochodzimy do drugiej ogromnej korzyści, a mianowicie do możliwości wykorzystania uporządkowanych danych w różnych miejscach i formie. Już sam fakt wdrożenia standardów ewidencji produkcji/usług sprawia, że na dalszych etapach nie ma konieczności ponownego ich zbierania pozwalając pracownikom na skupienie się na generowaniu wartości dodanej a nie zarządzaniu danymi, które przejmuje na siebie system.

Zestandaryzowane katalogi, choć mogą wydawać się dla wielu osób swoistego rodzaju ograniczeniem zapewniają solidny fundament dla porównywalności poszczególnych inicjatyw realizowanych w ramach organizacji, nawet jeśli dotyczą one różnych obszarów. Daje to podstawy do dalszego rozwoju organizacji opartej o wskaźniki, analizę efektywności oraz jej optymalizację.

Standaryzacja zapewnia również solidny fundament do usprawnienia współpracy z kontrahentami włączając w to budowę platform B2B, szybszą wymianę informacji, ograniczenie ciężaru administracyjnego (przez eliminację powtarzających się operacji), pełniejszą kontrolę nad zamówieniami oraz rozliczeniami.