Obsługa klientów i przygotowywanie dla nich ofert jest w wielu organizacjach postrzegana jako „miękka” domena, gdzie w imię troski o zadowolenie klienta i pozyskanie nowych kontraktów „twarda” analiza ekonomiczna i gromadzenie danych schodzi na drugi plan. O ile podejście takie przynosi efekty w początkowych fazach rozwoju organizacji to stanowi również poważny czynnik ograniczający jej rozwój i skalowalność biznesu. Im większa staje się organizacja tym trudniej zapanować nad poszczególnymi inicjatywami i ich efektywnością bez pomocy odpowiednich narzędzi oraz przyjęcia pewnego rodzaju schematów, które zapewnią ich porównywalność. Poza aspektem opłacalności ekonomicznej dochodzi jeszcze kwestia zasobów koniecznych do obsługi zapytań i przygotowywania ofert. Często złożona i czasochłonna praca wykonana na tym etapie nie jest w żaden sposób dokumentowana lub dokumentowana jest w sposób nie regulowany przez jednolite standardy na poziomie organizacji, co sprawia, że musi zostać ona wykonana ponownie w całości lub częściowo na etapie realizacji zamówienia.

Kluczem do zachowania kontroli nad tą częścią organizacji jest zapewnienie jak największej zgodności produkowanych ofert ze standardami jakie obowiązują w organizacji na późniejszych etapach obsługi klienta. Jeśli więc tworzone są specyfikacje produktów lub usług to już na etapie ich przygotowywania należy myśleć o ich realizacji zapełniając firmowe systemy jak największą ilością danych potrzebnych do rozpoczęcia prac bez zwłoki. Nie wystarczy tutaj jednak promowanie dobrych praktyk. Za edukacją muszą iść mechanizmy weryfikujące i wymuszające minimalny poziom zgodności tych ofert z firmowymi standardami obowiązującymi w pozostałych procesach.

Konieczne jest także ujednolicenie i zbliżenie sposobów oceny potencjalnej opłacalności już na etapie przygotowywania ofert do tych samych standardów jakie obowiązują dla zamówień oraz analiz jakim one podlegają. Nie mówimy tutaj już tylko o samym wykonywaniu analiz, ale o zapewnianiu ich wiarygodności i przewidywalności rezultatów, które potrafią się drastycznie różnić między tymi fazami zmieniając teoretycznie opłacalne przedsięwzięcie w walkę o minimalizację strat.

Oczywistą korzyścią z włączenia obsługi zapytań o ofertę w standardy obowiązujące na kolejnych etapach jest skrócenie czasu niezbędnego do realizacji samego produktu lub usługi. Im szersze i złożone są analizy i im więcej stron jest w nie zaangażowanych tym więcej korzyści wynika z ponownego wykorzystania całości lub części produktów przygotowanych w ramach obsługi zapytania od klienta. Zbieranie informacji nt. ofert podwykonawców jest np. doskonałą okazją do zachowania tych informacji w ramach platformy B2B pozwalającej zespołowi realizującemu zamówienie na przejście już do etapu składania zamówienia u kontrahentów (lub potwierdzenia jego aktualności) bez konieczności szukania potencjalnych oferentów. Odpowiednio przetworzone dane zapewniają dostęp do tych informacji w ułamku sekundy pozwalając firmie skupić się na pozostałych aspektach realizacji.

Ujednolicenie standardów analizy opłacalności zapewnia natomiast łatwiejszą i bardziej elastyczną kontrolę przez osoby decyzyjne. Ustrukturyzowane dane pozwalają nie tylko na analizę wyniku końcowego, ale także na monitorowanie (czy to ręczne czy automatyczne) wybranego aspektu tego wyniku oraz dynamiczne dostosowywanie wagi jego kontroli do obecnej sytuacji w firmie lub na rynku.

Dobrze zaprojektowany zestaw informacji wymagany do rejestracji w trakcie składania zamówienia stanowi dodatkowo swoistego rodzaju „checklistę” zapewniającą, że bez względu na staż i doświadczenie poszczególnych członków zespołów oferty będą uwzględniały minimalną ilość aspektów pozwalając uniknąć sytuacji pominięcia niektórych kosztów, co jako całość może prowadzić do zmiany wyniku na danym zamówieniu.