Kontrola rozliczeń faktur

Ręczne zapewnienie bieżącej informacji nt. statusu rozliczeń z klientami lub kontrahentami potrafi być zadaniem nie tylko obciążającym, ale czasami wręcz niemożliwym w przypadku dużego wolumenu takich faktur. Dodatkowo jest to w wielu obszarach informacja zbyt „surowa”, żeby mogła stanowić realną wartość dla organizacji. Zarządzający bardziej niż indywidualnymi przypadkami są zainteresowani kompletnością rozliczeń np. na poziomie projektów. Standardowe podejście wymaga od pracownika (czy to księgowości, czy innego działu odpowiedzialnego za realizację przedsięwzięcia) dostarczenia do systemów wspomagających zarządzanie danych nt. rozliczeń, co nie tylko niepotrzebnie obciąża te jednostki, ale również cechuje się wysoką zawodnością i opóźnieniami w stosunku do faktycznych dat realizacji transakcji.

Naturalnym krokiem wydaje się więc jak największa automatyzacja tych procesów i integracja z systemami wspomagającymi zarządzanie. Wymaga to jednak dużej dyscypliny w opisywaniu faktur, co w przypadku faktur własnych jest wykonalne, ale stanowi poważną barierę w przypadku faktur od klientów nad których standardami i praktykami organizacja nie ma żadnej kontroli.

Kluczem do rozwiązania wspomnianych problemów jest w pierwszej kolejności zapewnienie firmowym systemom wiarygodnych i zautomatyzowanych źródeł danych. Idealnie nadają się do tego wyciągi transakcji z konta firmowego do którego dostęp mogą zapewnić np. takie usługi oferowane przez banki jak Alior Bank Connect. Ta metoda integracji z kontem bankowym pozwala na zautomatyzowanie operacji księgowych, ale także na zapewnienie innym systemom tego samego poziomu informacji co księgowości. Występuje ona również w dwóch wariantach: aktywnym (gdzie integracja obejmuje nie tylko przetwarzanie transakcji, ale również ich generowanie) oraz pasywnym (gdzie zintegrowane systemy mogą jedynie dane pobierać, co może być bardzo pożądanym scenariuszem w przypadku systemów, które nie muszą lub wręcz nie powinny mieć pełnych uprawnień do kont firmowych).

Integracja z systemem banku zapewni stałe i bieżące źródło wysokiej jakości danych, które jednak muszą być przez system docelowy gromadzone i przetwarzane do formy przez niego wymaganej. Mechanizmy mapowania transakcji z działaniami operacyjnymi mogą okazać się sporym wyzwaniem w szczególności dla dynamicznych środowisk o często dokonywanych modyfikacjach i poprawkach w założeniach. Dlatego, oraz w celu ograniczenia wpływu błędów ludzkich podczas opisywania faktur, konieczne jest zastosowanie podejścia adaptacyjnego w którym docelowy system zbiera jak najwięcej informacji o podmiotach uczestniczących w transakcjach a następnie wykorzystuje je do weryfikacji lub uzupełniania algorytmów mapowania transakcji. Kryteria automatycznego mapowania powinny być ścisłe, żeby pozwolić systemowi na proces automatycznego uczenia się wysokiej jakości. Dopiero przypadki, które nie mogą zostać automatycznie zaklasyfikowane powinny zostać przekazywane do pracowników w celu ręcznej klasyfikacji. Takie podejście spowoduje, że na początku mechanizmy będą wymagały większej ingerencji ze strony użytkowników, ale z biegiem czasu i wraz z rozbudowującą się bazą profili kontrahentów coraz większa część operacji będzie wykonywana automatycznie z zachowaniem wysokiej skuteczności i standardów jakości danych. Docelowo uczące się algorytmy powinny radzić sobie poprawnie z większością transakcji odciążając pracowników i angażując ich jedynie w przypadku sytuacji wątpliwych.

Oczywistą korzyścią z automatyzacji procesu monitorowania rozliczeń faktur jest odciążenie pracowników oraz znaczące skrócenie czasu między faktyczną transakcją a jej odzwierciedleniem np. w raportach lub wskaźnikach wykorzystywanych do zarządzania działalnością operacyjną. Wiarygodne informację o kompletności przychodów/kosztów w ramach danego przedsięwzięcia pozwalają na szybsze rozliczanie zyskowności projektów czy też mogą stanowić ważny element systemu premiowego zastępując szacunki i upraszczając cały mechanizm.

Szybkość jest jednak tylko częścią korzyści jakie można uzyskać z takiej integracji. Dwa źródła danych pozwalają na lepszą ocenę wiarygodności danych raportowanych przez pracowników oraz zautomatyzowane wykrywanie nieprawidłowości.

W ramach procesu uczenia tworzone są również bogate profile kontrahentów, których zastosowanie może obejmować np. automatyczne monitorowanie indywidualnego czasu płatności i raportowanie anomalii w celu bliższej analizy. Dostęp do historii numerów rachunków podwykonawców może być również wykorzystany do celów zwiększenia bezpieczeństwa i monitorowania prób wyłudzeń.